La solución para empezar a exportar o consolidar la internacionalización de las PYMES

 

Exportar o importar, internacionalización, outsourcing o externalización…… son palabras “mayores” para algunas empresas… Algunos empresarios piensan a menudo que lanzarse al mundo exterior o consolidar sus exportaciones no es un objetivo realista para su empresa porque no cuentan con la infraestructura suficiente, ni la experiencia necesaria, aunque sientan la necesidad de hacerlo.

Las barreras idiomáticas, el desconocimiento del entorno del comercio internacional y, a veces, el miedo a salir de la zona de confort, pueden impedir la expansión el crecimiento y  la evolucionar internacional de muchas empresas.

La solución pasa por el outsourcing o la externalización del departamento de exportación.

Pero.. ¿Que es en realidad el outsourcing?

El outsourcing es el proceso mediante el cual una empresa subcontrata a otra una parte de su proceso de negocio para que éste se pueda llevar a cabo de forma más eficiente y más efectiva liberándola de la realización de tareas que no domina  y permitiéndole centrarse en producción y en las ventas al mercado nacional.

En otras palabras, el outsourcing consiste en aprovechar los conocimientos y la estructura de otra empresa –  en este caso una consultoría en comercio internacional – para empezar a exportar o aumentar y consolidar las exportaciones de forma más rápida y segura.

¿Cómo funciona?

En el caso de las pequeñas empresas que empiezan a exportar, el outsourcing es la solución ideal puesto que permite disponer de un departamento de exportación a un precio razonable – muy inferior al coste de una persona fija– que cuenta con todos los conocimientos necesarios para su óptimo funcionamiento.  Las empresas que prestan servicios de outsourcing dominan desde la estrategia comercial en los distintos mercados, a las formas de pago, los medios de transporte, los trámites burocráticos y conocen los mejores canales para cada tipo de producto sin limitaciones idiomáticas puesto que suelen contar con personal que habla distintos idiomas. A través de este servicio, su empresa contará con la garantía que supone ir de la mano de personas poliglotas y con amplios  conocimientos en comercio internacional adquiridos como directores de exportación de empresas y, también, en el mundo de la consultoría Por otro lado, el  outsourcing también es una herramienta interesante para empresas que cuenten con un nivel de exportación apreciable y un departamento de exportación estable ya que puede representar un apoyo puntual para abrir un mercado en concreto, seleccionar agentes comerciales en un mercado en particular o crear una red de distribución sin necesidad para la empresa de ampliar el departamento con la contratación de más personal.  La empresa contrata el servicio estrictamente durante el tiempo que precise y, en cualquier momento y sin ningún tipo de impedimento ni penalización, puede darse de baja del servicio para retomar las gestiones que había confiado a la consultora.

¿Cómo se desarrolla el outsourcing?

Aunque no existe un periodo mínimo de contratación y el servicio se puede cancelar en cualquier momento, se recomienda a las empresas que se planteen un periodo de un año para empezar a recoger frutos del trabajo realizado.

Las distintas FASES del outsourcing constan de:

  1. Reunión inicial para definir el perfil del partner, marcar la estrategia de entrada al nuevo mercado y establecer un calendario de trabajo en primer mes
  2. Traducción de documentación promocional al idioma de llegada – en los primeros dos meses
  3. Realización de BBD personalizada adaptada al perfil y al canal de entrada establecidos – en los primeros tres meses
  4. Inicio de prospección y gestión comercial de contactos identificados- en el cuarto mes
  5. Primera visita al mercado objetivo- en el cuarto mes
  6. Reunión post-viaje para evaluar las visitas
  7. Gestión de contactos y gestión administrativa de pedidos, muestras, presupuestos, envío de catálogos… – a lo largo de todo el año
  8. Asesoramiento continuado: logística, métodos de pago, contratos de agencia y distribución, contratos, … – a lo largo de todo el año
  9. Segunda visita al mercado objetivo en el noveno mes
  10. Reunión post-viaje
  11. Reunión final de evaluación después de un año de externalización.

A parte de todas las acciones enumeradas, desde el principio se realizan acciones de apoyo y asesoramiento continuado que consisten en:

  1. Resolución constante de cuestiones de comercio exterior (negociación, contratos de distribución o de agencia, seguimiento de viajes de prospección, logística,…).
  2. Seguimiento de acciones; reuniones periódicas.
  3. Revisión y análisis de las acciones emprendidas.

 

Los beneficios y las ventajas del outsourcing: 

  • Coste: la cuota mensual de un outsourcing es inferior al coste de contratación de un junior en el departamento de exportación con lo que, con un coste inferior disponemos de personal mucho más experimentado, mejor preparado y que habla más idiomas.
  • Rapidez: permite a la empresa adaptarse con celeridad a los cambios que pueden surgir en la exportación
  • Duración: – se puede contratar por meses y la empresa se puede dar de baja en cualquier momento pudiendo así adaptarse a las necesidades del momento
  • Calidad: aprovechando los conocimientos de la consultora, al cliente externo se les ofrecerá un servicio de calidad, personalizado, se le atenderá en su idioma etc.
  • Imagen: al responder con prontitud y profesionalidad a todas las peticiones del cliente extranjero, la imagen de la empresa se ve beneficiada
  • Re-direccionar la política de la empresa: al externalizar el departamento de exportación y reducir coste, permite a la empresa re-direccionar su actividad y sus recursos financieros a otras áreas clave de la empresa, el outsourcing permite tener cierta flexibilidad en la organización empresarial.

Como desventajas, podíamos enumerar: 

  • Cierta pérdida de control sobre el proceso, aunque la empresa siempre está en contacto con la consultora y está informada de cada movimiento ya que ninguna decisión importante sobre la exportación se toma sin conocimiento y el permiso de la empresa.

El outsourcing presenta muchas ventajas y constituye una herramienta rápida y fiable para exportar. La empresa exportadora debe ser, sin embargo, consciente de que deberá también implicarse en el proceso contestando con rapidez a las preguntas técnicas de la consultora, confeccionando los presupuestos en los plazos más breves y visitando a los clientes  interesados (las visitas pueden hacerse conjuntamente con un consultor asignado) etc.,

Las oportunidades de crecimiento de las empresas pasan, hoy en día, por salir hacia el exterior y dichas oportunidades no se encuentran reservadas a las grandes corporaciones, sino que de las mismas pueden beneficiarse microempresas pymes y   grandes empresas, sean o no exportadoras.

  1. Mónica Urdea

Directora International Team Consulting  Valencia

Consultora Comercio Internacional 

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